Office Cloud

Nedodáváme pouze papír, archivujeme.

Nyní se můžete zbavit papírových dokumentů a přejít na moderní digitální správu a archivaci svých dat. Služba Office CLOUD výrazně zpřehlední práci s dokumenty ve vaší firmě a pomůže vám snížit časovou náročnost i celkové náklady na každodenní agendu.


Devět výhod služby Office CLOUD

Trápí vás dlouhé hledání v archivech? Ztrácí se vám papírové doklady a důležité dokumenty? Zdržuje vás komplikované schvalování dokumentů? Představuje pro vás provoz papírového archivu zbytečné náklady?

Office CLOUD bez pořizovacích nákladů

Služba Office CLOUD je poskytována na základě pravidelných měsíčních poplatků. Nasazení služby Office CLOUD tak ve vaší firmě nevyžaduje žádné počáteční investice ani průběžné náklady na zajištění provozu celého řešení. Čerpání služby lze kdykoli ukončit.

  1. Zefektivníte svou práci s elektronickými dokumenty různého typu (e-maily, faktury, smlouvy, fotografie, účetní doklady a další).
  2. Jednotný systém a snadná orientace
  3. Naše cloudové úložiště je maximálně bezpečné
  4. Veškerá činnost uživatelů je zaznamenána pro potřebu případného auditu.
  5. Vše bez pořizovacích nákladů. Produkt a službu si jednoduše pronajmete
  6. Dokument je doručen pouze zaměstnanci, který je odpovědný za další krok jeho zpracování
  7. Pracovat lze z jakéhokoli počítače či zařízení s přístupem na internet.
  8. Ukládané dokumenty je možné měnit a následně se vracet k předchozím verzím.
  9. Dokumenty všech typů jsou ukládány jednotným způsobem, což umožňuje jejich snadné vyhledávání a zálohování.



Jak služba funguje?

Office CLOUD je modulárním řešením kompletní správy dokumentů ve firmách. Jednotliví uživatelé služby mohou mít určena různá práva pro přístup ke konkrétním dokumentům. Zároveň lze nastavit jasný postup zpracování dokumentů ve firmě.

ikona 01 prijetiPřijetí / odeslání
Evidujte všechny příchozí a odchozí dokumenty bez ohledu na to, zda se jedná o e-mail, datovou zprávu nebo papírovou fakturu. Vstupní proces znamená přijetí materiálu, jeho uložení, evidence, ověření náležitostí a předání k vyřízení. Výstupním krokem je uložení
a evidence vypravovaných dokumentů a jejich podepisování a odesílání.

ikona 02 evidenceEvidence
Všechny dokumenty jsou centrálně evidovány podle jedinečných identifikátorů a podle toho, jak to vaší firmě nejlépe vyhovuje. Velmi užitečnou funkcí je uchovávání historie provedených změn, a to včetně času a autora.

ikona 03 obehOběh
Každý dokument má svůj oběh, který si nastavíte podle potřeby. Každá změna vlastníka dokumentu je přesně zaznamenána. Tím je umožněno průběžné sledování a kontrola dílčích činností v reálném čase.


ikona 04 archivaceArchivace
Jedná se o bezpečnou archivaci dokumentů dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Nastavit si můžete přístupová práva, takže se cenné dokumenty nedostanou do nesprávných rukou a díky moderním nástrojům jsou snadno dohledatelné. Archiv může být integrován i s informačními systémy třetích stran.

obrazek office cloud

Zabezpečení
Pro zaručení kompaktnosti a maximální bezpečnosti ukládá systém veškeré informace do databáze Oracle. Každý uživatel disponuje individuálními nebo skupinovými právy, na základě kterých vykonává povolené operace. Díky vysoké míře bezpečnosti je možné napříč celou organizací sdílet důležité dokumenty, jako jsou například smlouvy či obchodní nabídky.

Legislativa
Zpracování a uchovávání dokumentů v elektronické podobě je plně v souladu s evropskými normami a českou legislativou. Zakotvení principu rovného zacházení s elektronickými a listinnými doklady v legislativě členských států Evropské unie může být i pro vaši firmu impulsem, abyste opustili papírovou formu dokumentů a změnili své současné procesy při práci s doklady.


ikona 06 e podatelnae-podatelna
Virtuální recepce eviduje příchozí a odchozí firemní komunikaci (dopisy, faktury, vyjádření, reklamace atd.), která může přicházet z různých kanálů(e-maily, datové zprávy, naskenované písemnosti atd.).

schema epodatelnaikona 07 archivarchiv
Modul bezpečného úložiště vede finální evidenci a archivaci faktur, objednávek, směrnic i ostatních dokumentů (dodací listy, protokoly atd.).

ikona 08 workflow

workflow
V rámci modulu workflow má každý uživatel
k dispozici seznam dokumentů, které čekají na jeho schválení či další zpracování. Součástí Workflow je základní třídicí a schvalovací proces přijatých faktur


Archivace dle legislativy ČR - příručka Office Cloud zde

Podrobné informace vám poskytnou naši specialisté na kancelářskou techniku.
tel: 311 614 282, 729 784 282
e-mail: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
Jste zde: Úvod Produkty a služby Technický servis Digitální archiv a oběh dokumentů

Potřebujete pomoc?

Dotazy a přání volejte v pracovních dnech
od 7:30 do 17:00

Tel.: 8001 54322
Fax: 8001 54321
Website: www.procofficedepot.cz
E-shop: online.officedepot.cz